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Como organizar ideias e tirá-las do papel

por Gabi Bortolussi
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Para uma mente criativa e inquieta, o problema não é ter novas ideias. O problema é conseguir organizar os pensamentos, entender quais dessas ideias valem o seu tempo e focar no que realmente importa. Pode parecer uma coisa simples, mas, como uma dessas pessoas, já me vi completamente perdida em mares de ideias e projetos e sem conseguir executar nenhum de fato.

A gente tende sempre a achar que a nossa nova ideia é a mais brilhante, genial e a que vai revolucionar o mundo. Além do fator novidade, tem toda uma empolgação que todo começo traz e aquele mundo de possibilidades que a gente começa a enxergar. Mas para uma cabeça que não pára nunca e que está sempre tendo novas ideias, organizar isso tudo pode ser um grande problema. Sabe por que? Porque isso acaba tirando o seu foco e concentração, duas das coisas que mais precisamos para alguma coisa acontecer.

Eu sei, juro que sei, que o processo de maturação de uma ideia é longo e por vezes tedioso, e aí a gente acaba buscando essa “excitação” em novas ideias. Mas o que precisamos entender é que para tirar uma ideia do papel e fazer com que ela se concretize, é necessário passarmos por toda essa fase de organização e amadurecimento primeiro. Palavras que não podem faltar nesse processo são: paciência, disciplina, foco, persistência, organização, planejamento, vontade e mão na massa. E vamos combinar, não é nem de perto fácil se manter assim ao longo do tempo.

Como já sofro com isso há um tempinho, busquei algumas formas de lidar com essa situação de incerteza, falta de objetivos claros e dificuldade em manter o foco. Quando a gente aprende essas técnicas, fica mais fácil passar da ideação de um projeto para a execução de fato.

8 Passos para organizar suas ideias e conseguir tirá-las do papel

1. Organizar suas ideias e colocá-las no papel

Isso mesmo, não estou sendo contraditória! O primeiro passo para conseguir executar um projeto é colocando ele em um papel (ou planilha do excel, word…). Não se desespere porque isso é completamente possível. Pegue as suas várias ideias e escreva-as em um papel.

O ideal é você ter um caderninho de captura de ideias, sabe? Leve ele para todo lado, assim, sempre que vier algo à sua mente, você tem onde anotar e não tem chances de esquecer o insight! Nessa etapa, o que vale é você escrever tudo o que vem à sua mente, como se fosse um brainstorming particular. Não se preocupe em priorizar ou separar o que está de fato ao alcance de ser executado ou não. Dê asas à sua imaginação.

2. Reduzir a lista de ideias

Agora que você já tem um caderninho cheio de  ideias, é preciso separar o joio do trigo. Pegue sua anotações e, ao lado de cada ideia, coloque o que te impede de executá-la e os motivos que fazem você acreditar que ela seja a ideia com maior probabilidade de sucesso. Tente ser imparcial e ter uma visão mais macro para que de fato você tenha sucesso na sua seleção de ideias.

Só com esse exercício simples, você conseguirá reduzir sua lista pra quem sabe duas ou três ideias. Já é um bom começo, não?

3. Colocar as ideias em ordem de prioridade

Agora que você tem um lista mais enxuta de ideias , fica mais fácil enxergá-las com a clareza necessária para poder definir uma ordem de prioridade.

Para isso, busque sempre colocar como prioritária aquela ideia que tem o maior potencial, um maior grau de inovação e, o mais importante, a que tiver menos impeditivos e condições que não dependam de vocêSabe por que? Se você escolher uma ideia com muitos poréns ou que dependa de várias pessoas, em vários graus, provavelmente você pode se desmotivar no meio do caminho (caso alguém não entregue o que é necessário ou quando aparecer um gargalo) e perder completamente o seu foco de novo.

4. Fazer um planejamento

Agora que você já definiu qual das suas ideias vai ter o seu foco e atenção (levando em consideração que você, assim como eu, não consegue tocar diversos projetos ao mesmo tempo), comece a destrinchar melhor o que ela é e o que você precisa para conseguir executá-la. De uma forma objetiva.

O que é a minha ideia? Quem é meu público-alvo? Preciso de quanto de investimento para começar a execução do projeto (caso precise de investimento)? Como vou monetizar esse negócio? Como pretendo fazer a divulgação e marketing do meu produto/serviço ou o que quer que seja? Responda essas perguntas e veja que a ideia vai começar a tomar uma forma e vai começar a fazer mais sentido. Aqui tem um modelo que você pode utilizar de parâmetro, caso fique um pouco perdida em relação ao que realmente precisa delimitar nessa etapa: um canvas de um negócio para venda de semi-joias.

À partir das informações que você vai conseguir fazendo o exercício acima, será possível fazer de fato um planejamento do que é necessário para partir para a ação.

5, Organizar as tarefas

Uma dica maravilhosa que eu aprendi com a Milla é que fica muito mais fácil quando a gente pega aquelas tarefas enormes e divide em mini-tarefas para executar aos poucos. Isso porque quando enxergamos um volume muito grande de coisas à fazer, tendemos a procrastinar ou até mesmo desistir.

Então como exemplo vou citar como uso isso no meu cotidiano: a criação de um post pra esse blog. A tarefa macro é “criar um post para o blog” – bem generalista e que me deixa desconfortável por não saber por onde começar. Como eu faço? Divido essa tarefa em outras mini-tarefas: (a) definir um tema para o post; (b) estudar sobre o assunto; (c) escrever o post; (d) definir as imagens que eu vou utilizar; (e) definir um título e uma meta descrição; (f) otimizar o post para SEO; (g) revisar todo o texto pelo menos duas vezes; (h) inserir o post no blog e (i) postar.

Dessa forma, além de ter uma visão melhor do processo, eu consigo fazer um checklist e ir riscando tudo que já está feito. Isso me dá uma sensação de que realmente as coisas estão acontecendo.

6. Delimitar prazos 

De nada vai adiantar fazer um lindo planejamento se você não tiver prazos delimitados para fazer o que se propôs. Então, arrume uma agenda e comece a delimitar prazos temporais para cada ação. Lembre-se sempre de colocar prazos reais, que você consiga cumprir. Pois, caso contrário, você voltará a ser engolida pelo limbo da falta de foco e objetivos claros.

Pra me ajudar nessa tarefa e não deixar que eu esqueça prazos e coisas importantes, costumo utilizar um aplicativo que chama Trello https://trello.com/ (ele vai ajudar em várias fases desse processo). Ele é gratuito e tem uma usabilidade ótima! A Milla, já é mais adepta do Todoist /https://todoist.com/), que também é incrível. O ideal é que você teste as ferramentas disponíveis e descubra delas atende melhor as suas necessidades.

Outra coisa bastante importante em relação ao tempo é: reserve uma parte do seu tempo para realizar o que você precisa. E não arrume desculpas, leve isso tão a sério quanto você levaria um emprego fixo, por exemplo.

7. Evitar distrações

Quando estiver no tempo que você delimitou para se dedicar ao seu projeto, esqueça Facebook, WhatsApp e todas as outras coisas que te distraem do seu objetivo. Concentre-se e dê o seu melhor, que logo os resultados começaram a aparecer.

8. Acompanhar e tomar notas do progresso obtido

Esse é um processo constante e que você nunca deve deixar de fazer. Analise o que se propôs a fazer e veja o que fez de fato. Você conseguiu fazer o que planejou? Se não conseguiu, por que? Quais foram suas maiores dificuldades? Quais foram as coisas que você fez que mais te ajudaram.

Documentar esse aprendizado é incrível, porque dessa forma você poderá utilizá-lo sempre que necessário e inclusive passar para novas pessoas que entrem posteriormente no projeto.

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Organizar ideias é o primeiro passo para o nascimento de um grande projeto. Então, mãos na massa e não deixe de lembrar sempre: erre, mas erre rápido. E mais ainda: erre, mas aprenda com seu erro! 

Se for necessário, adapte essas dicas para a sua realidade e para as suas limitações, ou crie outras formas, só não deixe que suas ideias morram antes mesmo de florescerem.

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